Електронно трудово досие

Управлението и обработване на документи на хартиен носител поставя все повече предизвикателства пред HR специалистите, тъй като физическите документи усложняват процесите и отнемат ценно време. Междувременно, надеждното управление на физически архив само по себе си е предизвикателство пред новите, много сериозни регулации на данните.

Всеки от основните HR процеси: назначаване/напускане, управление на отсъствия, размяна на документи и т.н. може да бъде автоматизиран и ускорен с поддържането на електронно трудово досие. Решението значително улеснява процеса на подписване и размяна на документация между работодател и служител, независимо от времето и мястото. Предимствата включват лесно добавяне на нови документи в досието, предоставяне на контролиран достъп до съдържащата се информация, удобни функции за търсене по определени индекси и др. Тази прозрачност е от полза както за работодателя, така и за служителите. Информацията е достъпна от всяко място и по всяко време за служители с необходимите права за достъп.

Предизвикателства:

Управление и обработване на документи на хартиен носител
Физическа размяна на документи и разходи за куриери
Трудно проследяване на статус
Бавно и трудно търсене на информация
Възможност от загуба на документи и важни данни
Затруднено проследяване на срокове
Риск от нарушаване на правилата за сигурност на информацията и GDPR

Ползи:

Прозрачност, която подпомага управлението, планирането и прогнозирането на бюджета
Ясни отговорности и нива на съгласуване и одобрение
Лесно и бързо проследяване на информация
Автоматично известяване за предстоящи срокове
Достъпност през мобилни устройства

Електронно трудово досие